Udhëzim i përbashkët Nr. 463, datë 10.12.2020 i Ministrit të Brendshëm dhe Komisionerit për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale.
“Për përcaktimin e institucioneve dhe organeve që marrin të dhëna personale nga shërbimi i gjëndjes civile, si dhe mënyrën, llojin dhe sasinë e informacionit që duhet të marrin”.
Ministri i Brendshëm dhe Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale kanë miratuar së fundimi Udhëzimin e Përbashkët nr. 463, datë 10.12.2020. Ky Udhëzim është botuar në Fletoren Zyrtare nr. 220, datë 17.12.2020 dhe hyn në fuqi 15 ditë pas botimit në këtë fletore. Ky Udhëzim ka shfuqizuar Udhëzimin nr. 95, datë 07.04.2014.
Ky Udhëzim përcakton, institucionet, organet, personat juridikë publikë (të quajtur kontrollues publikë) të cilët mund të marrin të dhëna personale nga të dhënat e administruara nga shërbimi i gjëndjes civile, Regjistri Kombëtar i Gjëndjes Civile i vitit 2010, nga regjistrat themeltarë të regjistrimit të popullsisë dhe akteve të gjëndjes civile, nëse kjo e drejtë u njihet me ligj të vecantë. Në këtë Udhëzim është përcaktuar mënyra, lloji dhe sasia e informacioni që mund të merret, si në mënyrë elektronike ashtu edhe në formë shkresore.
Në ndryshim nga Kontrolluesit Publikë, personat juridikë apo fizikë privatë (kontrolluesit privatë), mund të marrin të dhëna personale nga Regjistri Kombëtar i Gjëndjes Civile, nga regjistrat themeltarë dhe aktet e gjëndjes civile të një personi, vetëm nëse marrin pëlqimin me shkrim nga ana e subjektit të të dhënave.
Për marrjen e informacionit në formë shkresore, kontrolluesit i drejtohen me kërkesë të motivuar zyrave përkatëse të gjëndjes civile që administrojnë dokumentacionin personal, duke shprehur qartësisht bazën ligjore, mbi të cilën mbështesin kërkesën e tyre, qëllimin për të cilin do të përdoren këto të dhëna, si dhe llojin e të dhënave që kërkojnë.
Kontrolluesit, që marrin të dhëna personale në asnjë rast nuk duhet t’i përhapin ato te palë të treta, pavarësisht faktit se këto palë të treta mund të jenë të legjitimuara për t’i përpunuar këto të dhëna.
Në këtë Udhëzim është përcaktuar lista e subjekteve (kontrolluesit që marrin të dhëna), baza ligjore e kërkimt të cdo subjekti dhe llojin dhe sasinë e të dhënave personale që duhet të jepen nga shërbimi i gjëndjes civile në përputhje me legjislacionin përkatës.
Në ndryshim nga Udhëzimi i mëparshëm në fuqi (Udhëzimi nr. 95, datë 07.04.2014), në listën e subjekteve kontrolluese që marrin të dhëna janë shtuar edhe disa institucione si psh. Autoriteti për Informimin mbi Dokumentet e ish-Sigurimit të Shtetit; Banka e Shqipërisë, Byroja Shqiptare e Sigurimit, Drejtoria e Sigurimit të Informacionit të Klasifikuar, Përfaqësitë Diplomatike të Qeverive të Huaja, Prefektët, Noterët etj.
Lista e subjekteve kontrolluese bashkëlidhur këtij Udhëzimi, mund të përditësohet në mënyrë periodike nga ana e Ministrit të Brendshëm dhe Komisionerit për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale, në bazë të një kërkese të bazuar në ligj, të një kontrolluesi të caktuar për tu përfshirë në këtë listë.